IT專家犯過的九件大錯 (下)

5: 獨占某項特定知識

雖然在公司裡擁有唯一無二的知識技能似乎讓你出現飯碗十分有保障的幻覺，有時也會成為耽誤你個人生活的負面影響。在我職業生涯裡面有一些場合，我讓自己處於那種情況。因為自己未將知識分享，讓我在與家人相處的週末常常被打斷。電話整個晚上都在響，甚至整個假期都在響，最誇張的是，在我開完大腦手術後的六個小時，電話就直接打到加護病房來。

學到的教訓？

文件、分享與訓練。有時候在一個小公司裡，或是要實作某計劃時，獨佔某個特定知識是幾乎不可能的。但隨時注意保持警覺，可以讓你把風險降到最低。但就算提供了正確的文件，有時候一個較沒經驗未受訓練的他人也可能為公司帶來危險。

6: 沒為自己留好必要文件

除了沒有好好把工作程序記成文件，讓知識可以分享，我也多次自以為可以記住，而沒有完善記錄工作程序或相關設定，而最後害苦了自己。當處於壓力下工作，或是使用者已經迫不及待時，往往很容易就急就章，然後不在意地對自己說，到狀況解除後再記錄相關文件。不幸的是緊急事件往往一連發生，然後記錄文件的動作就被忘記，直到你在某個緊急事件裡面需要它的時候。

學到的教訓？

其實我還是持續遇到類似狀況。但在趕時間時我會先存下螢幕畫面，然後記個幾行字，在緊急狀況結束時，要記錄完整文件時，我仍不免會有所耽擱。

7: 在專案開始時沒有建立指揮權

這數年來，我曾擔任過各式各樣實做、升級、系統轉移計劃的專案負責人。除了最近一件專案之外，所有的專案都可以說成功在時限前完成所需目標。然而該件失敗的專案也不是特別沒有執行效率或是壓力較大。

在之前我從未發現在專案開始時建立自己指揮權的重要性，因為不同團隊的每個成員都尊重。最近的專案是在一個分層負責架構的公司所進行，我的團隊有幾個同事，我的上司，幾個經理還有一個副總裁。一個較資深的專案經理建議我特別召開一個會議來確定我對團隊的成員到底有多少指揮權。我認為這是件不需要的事，然後很快就嘗到苦果。

專案有許多要在特定日期完成的流程，但儘管我儘可能地與負責的團隊成員溝通，他們往往也會提出反對「我週五要休假，我老闆同意的，」「我今天不能做那個東西，我必須要做這個。」我負起整個專案的成敗責任，然而卻沒有任何權力去保障他的成功。最後專案無法趕上預定時程。

學到的教訓？

只要是我現在處理的任何專案，其第一步都是建立我所需要的指揮權。如果這還不能保障專案的成功，我必須要不顧一切地要求更多權力或是建議更高層的專案經理來處理。

8: 對員工寄出漫不經意的電子郵件

公司的一名員工寄信給我一份她電腦的龐大問題清單。我沒有任何惡意地簡單回了信給她，說她可以直接考慮換台新電腦。然後我什麼都沒想地，把她的問題加到我當天的工作清單裡。幾分鐘後我跟我老闆還有我老闆的老闆被緊急叫到某個會議上。當我走進門時我還印了我給該員工的回信以做解釋。

我整個一頭霧水地表示我不知道發生了什麼事。我老闆表示那個員工被我的電子郵件氣翻了，因為她把我輕率的舉動解讀成我沒有認真看待他的問題或想要解決。我十分驚訝短短幾句不經意的笑話可以被整個誤解。我被指示要對該員工道歉，同時立刻排除她的問題。

學到的教訓？

- 不要嘗試在電子郵件裡搞笑或自做聰明；單純陳述就好。
- 對求助訊息要有標準的處理流程。
- 常常提醒使用者你只要收到發出的求助，就會儘速處理他們的問題

9: 沒有有效利用免費訓練或是認証的機會

每當我更新我的履歷，準備尋找新工作時，我都很後悔沒有一些正式的證照來襯托我實際的經驗。尤其若當我想離開的公司有相關政策，無論各層級員工工作是否相關，都有免費考照政策時，更是一件氣人的事情。這曾讓我無法申請到一些想要的工作，而這些工作只要有相關的證照就可以簡單地申請到。

學到的教訓？

善用所有免費受訓的機會，就算受訓沒辦法抵扣正式上班時間也一樣。